(Re)Organizando el archivo II: cómo está la cosa

Les contaba en una anterior entrada que en estas fechas estoy inmerso en la aventura de mudar mi colección de 230.000 fotos y vídeos de un sistema de archivo basado en Media Pro a un nuevo programa.

Les cuento hoy como organizo mi colección actualmente, y como me ayuda Media Pro en esta labor de enanos. No creo que mi sistema sea el mejor posible, pero me ha funcionado bastante bien durante estos años.

Lo primero es comentar que tengo todo mi archivo en un solo «catálogo», es decir, un único archivador en el que meto todas mis fotos y vídeos, tanto las personales como mis trabajos. Posiblemente sería mejor tener varios catálogos, uno para fotos personales, y varios diferenciados según el tipo de trabajo: conciertos, otros eventos, inmobiliaria…, y quizás lo cambie en el futuro, pero de momento va a seguir así.

Qué hay en mi archivo

Fotos, vídeos, y últimamente alguna ilustración generada por IA.

En total, 234.669 archivos, en su mayoría JPGs y NEF de Nikon, pero también muchos MOV, MP4 y unos pocos PNG.

Cómo me organizo

Un vistazo rápido a mi pseudo-flujo de trabajo: descarga de las fotosvídeos en una carpeta ‘Para revisar’ en mi disco de trabajo. En subcarpetas si se me acumulan varios temas. Si son de varias cámaras ordeno por fecha de modificación. Renombar a aammdd-nnnn, siendo nnnn el mismo número que le pone la cámara, o si son varias cámaras una secuencia empezando por 1. La idea es que el orden alfábetico del nombre coincida con el orden cronológico de la toma. Y las extensiones siempre en minúsculas, esto ya por manía.

A continuación, selección con el Fast Stone Viewer, que es mucho más rápido visualizando que el Media Pro. Y además, es gratis (aunque alguna donación les he hecho, que se lo merecen). Las fotos seleccionadas pasan a una carpeta ‘Para clasificar’, y aquí es dónde entra Media Pro.

En MediaPro mi proceso es:

  • sincronizar la carpeta ‘Para clasificar’.
  • seleccionar todas las fotos correspondientes a un trabajo o evento.
  • si no lo he hecho en Fast Stone Viewer, renombrar los ficheros.
  • crear un ‘Catalog Set’ si procede (pe, Viajes > Islandia 2022) y arrastrarlas al mismo.
  • añadir la información geográfica: lugar (teatro, plaza…), ciudad/municipio si es fuera de mi localidad, país en caso de viajes. Para esto selecciono todos los ficheros que procede, cambio de pestaña, y pongo los valores a mano.
  • añadir etiquetas (Keywords). Seleccionando los ficheros y arrastrándolos a las etiquetas que corresponda.
  • añadir etiquetas de persona (People). Seleccionando los ficheros, y en este caso añado los valores a mano, que me es más rápido que buscar la etiqueta a la que arrastrar.
  • cuando el fichero ya tiene todos sus metadatos, lo arrastro a una carpeta ‘Clasificadas > aaaa’, donde aaaa es el año de la toma.

Hay un caso extra, cuando se trata de fauna o flora. Para este caso uso ‘Hierarchical Keywords’, que vienen a ser etiquetas a varios niveles, con un primer nivel ‘fauna’ o ‘flora’, y un segundo con las especie. Algún día lo usaré también para etiquetar grupos musicales.

Inciso para comentar algunos detalles de Media Pro que siempre me han puesto un poco de los nervios:

  • no puedo ver toda la información (categorías, etiquetas, datos de toma…) de un fichero a la vez. Puedo verla casi toda, excepto los ‘Catalog Set’, que precisamente son la base de mi organización.
  • si hay algún conflicto con nombre de fichero (pe, un fichero se borra o renombra fuera de la aplicación, o se intenta renombrar dentro de MP a un nombre que ya existe), saca la carpeta completa donde esté el fichero del árbol de directorios y la pone en un path inexistente…
  • las búsquedas complejas son bastante lentas si se hacen sobre el catálogo completo.
  • derivado de la falta de mantenimiento del programa, ya hay formatos de los que no se crean miniaturas.
  • en varios campos de datos usa un formato propio, que al exportarse a XMP lo hace de una forma no estándard que no puede leerse directamente en otros programas de gestión. A este detalle no le dí ninguna importancia (ni lo conocía, de hecho)… hasta que llegó la hora de migrar a otro programa.

Qué busco en un programa para gestionar mi archivo

Pues básicamente, que me facilite el trabajo:

  • capacidad de trabajar con un número grande de archivos.
  • sincronización (búsqueda de nuevos ficheros, eliminación de borrados…) a nivel de carpeta.
  • posibilidad de trabajar con distintos tipos y formatos de archivo: vídeos y fotos, mp4, mov, nef, jpg…
  • que tenga actualizaciones periódicas para admitir nuevos formatos (pe raw de nuevas cámaras).
  • creación de miniaturas o previsualizaciones a buen tamaño.
  • ‘sets’ o categorías, con posibilidad de varios niveles.
  • etiquetas, con posibilidad de varios niveles.
  • etiquetas de personas gestionadas independientemente del resto de etiquetas.
  • información geográfica con al menos latitud-longitud, sitio, población, país.
  • capacidad de arrastrar ficheros entre carpetas.
  • posibilidad de exportar los metadatos de los ficheros a un formato estándar.
  • navegación rápida por las miniaturas.
  • búsquedas rápidas combinando varios campos de distintas maneras (pe una persona en un sitio determinado en un rango de fechas que no tengan ciertas etiquetas).
  • facilidad de crear copias de seguridad del catálogo.

Fuera de los aspectos técnicos:

  • que sea una aplicación instalable, no basada en la nube.
  • pago único, sin suscripciones.
  • y a un precio razonable.
  • servicio de atención al usuario que funcione.

Y por supuesto, lo más importante:

  • que pueda importar toda la información de mi catálogo de Media Pro.

Y, con esto en mente, comienzo la búsqueda de mi destino…. pero eso será contado en otra ocasión.

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